Consideraciones iniciales

Para que el Amiga ofrezca unos buenos resultados en gestión, es necesario arropar al programa con un buen equipo, ya que por ejemplo las prestaciones ofrecidas por un A-500 sin ampliar, con una sola unidad de disco y con una impresora matricial de baja calidad, no serán las mismas que si se posee un A-500/2000 con disco duro, expansión de memoria (aconsejable un Mega), dos bocas de disco, y por supuesto una impresora capaz de reflejar los resultados con una calidad óptima.

En lo referente al disco duro, bastará con que éste posea una capacidad de 20MB, capacidad ésta suficiente para soportar el almacenamiento de los programas en cuestión, así como los ficheros generados por éstos. Las dos bocas de disco son muy convenientes en el caso de que se desee trasladar dicha información a disco flexible, aunque sólo sea por simple precaución en la realización de una copia de seguridad de los ficheros de datos (medida muy conveniente para un uso profesional de los programas de gestión).

Por otro lado, la calidad de la impresora debe ser la mejor posible, siempre que se quieran reflejar 'en papel' los datos contenidos en los programas; así como los gráficos generados por algunos de los programas de tipo estadístico.

Otra buena forma de ampliar el equipo, para una mayor comunicación e intercambio de datos, es vía módem. Con este periférico será posible el intercambio de información con otros usuarios, ya sea referente a una base de datos u otro tipo de lista. Uno de los puntos ventajosos, es que el Amiga trabaja en un entorno intuitivo, con lo cual el manejo de los programas se realiza con una menor dificultad.

Comenzando a trabajar

Empezaremos por un programa que conoce la gran mayoría de los usuarios: Home Office Kit. Este, más que un programa en concreto, es un conjunto de varios programas incluidos en un total de nueve discos. Otra de las características que diferencian este paquete de otros existentes en el mercado es que, tanto los programas como el manual de instrucciones, se encuentran totalmente escritos en castellano.

La instalación de este paquete puede realizarse en disco duro sin ningún tipo de problema, ocupando un espacio físico de 761.846 Bytes, es decir 761 Kb.

Los diferentes programas comprendidos en este paquete son: KindWords, Pasesetter y LaserScript., es decir un procesador de textos, un programa de autoedición (no de niveles profesionales) y una útil herramienta para imprimir los documentos por impresora láser.

El editor de textos es rápido y sencillo de manejar, ofreciendo una opción que muy pocos la contemplan: diccionario ortográfico en castellano. Por lo demás las funciones de edición son similares a las de otros programas, como el marcado de bloque, cortar, pegar, imprimir, buscar y reemplazar, etc.

El diccionario, en castellano, permite la corrección ortográfica de un texto previamente seleccionado dentro del documento, por lo que se puede corregir todo el texto o sólo parte de éste. Un inconveniente del diccionario es que la corrección no se realiza de forma automática, sino que el proceso es bastante lento.

Aunque el programa funciona con 512K, es aconsejable tener el equipo ampliado con 1Mg mínimo de memoria RAM; consiguiendo de este modo que algunos de los procesos se vean acelerados, así como evitar restricciones a la hora de crear documentos largos.

El menú de opciones se presenta en la tradicional barra superior de la pantalla, en forma de menúes Pull-Down. El cambio de posición, dentro del documento, se puede realizar mediante el deslizamiento de la pantalla, en forma de menús superior e izquierdo, así como con el desplazamiento del cursor a lo largo del documento.

Las opciones que implican la realización de modificaciones, así como la salida del programa, ofrecen previamente un requester con la finalidad de asegurar que realmente se desea realizar esa operación; de este modo, si se va a salir del programa, aparecerá en pantalla un requester que nos informará si previamente se desea grabar el documento que se estaba editando (siempre y cuando se haya realizado algún tipo de modificación).

El programa de autoedición (o creador de páginas), es verdaderamente bueno, aunque con limitaciones comparándolo con programas profesionales como pueden ser PageStream o ProWrite. El programa permite la creación de cuadros de diversos formatos, con posicionamiento variable sobre la página. Este programa incluye dentro de sus opciones un editor de textos, el cual es más rudimentario que KindWords. También permite la importación de textos desde KindWords o los creados con TextCraft y TextCraft Plus.

El posicionamiento de los diferentes textos, los cuales a su vez pueden estar en diversos formatos y con diversos tipos de letra, deben estar contenidos en cuadros. La creación de cuadros se realiza de una forma sencilla, mediante la selección de los parámetros deseados incluidos en un requester. De esta forma se pueden crear cuadros con fondo de trama o sin trama, a la vez que pueden representarse con sombra o sin ella. También es en el requester de creación de cuadro donde se debe seleccionar el tipo de font que se va a representar en éste.

Otra de las opciones contempladas en el programa es la inclusión de gráficos, además de poderse crear éstos mediante el editor gráfico; al cual se puede acceder mediante la opción correspondiente en la barra de menú.

Aparte de la barra de menú, se encuentra en el lateral izquierdo de la pantalla un menú rápido, gracias al cual se puede acceder a las funciones más importantes con un menor desplazamiento y perdía de tiempo. Las funciones del menú rápido se encuentran representadas por iconos, seleccionando éstas mediante un click con el botón izquierdo del ratón.

Por último los resultados pueden ser visualizados antes de que éstos sean impresos. Para el proceso de impresión el programa ofrece una lista de Drivers de impresora compatibles con Amiga, además de poder imprimir los resultados por láser.

Para finalizar, decir que en el manual de instrucciones se encuentran documentadas perfectamente todas las funciones del total de los programas, encontrándose representadas las operaciones que se pueden realizar con pantallas explicativas.

MaxiPlan 500

Maxiplan es otro tipo de programa englobado dentro de la gestión: las hojas de cálculo. Además de ésta función, también posee la de creación de bases de datos, y la posibilidad de realizar gráficos; con lo cual se puede definir como un paquete integrado.

El programa Maxiplan corre perfectamente sobre un Amiga 500, estando integrado por dos disquettes (uno de programa y otro de datos y utilidades). Con la hoja de cálculo se pueden realizar todo tipo de cálculos con los datos, así como proteger mediante un Password el contenido de las casillas deseadas.

Además del manual de instrucciones, el programa también presenta un 'addendum' con las principales características del programa en castellano, así como dos plantillas que describen las operaciones que se pueden realizar mediante las teclas de función.

Mediante las funciones, incorporadas en el menú, se pueden realizar operaciones como definir formatos del documento, es decir tipos de datos, tamaño de la casilla, creación de fórmulas, etc.

Dos funciones especiales son las que permiten el acceso a las otras dos partes del programa, es decir la base de datos y el generador gráfico.

Con el primero de los programas se pueden utilizar operaciones tales como búsqueda de datos, realizar extractos, crear bases de datos, así como funciones de exportación e importación hacia y desde otras bases de datos.

Con el generador gráfico se puede seleccionar el tipo de gráfica deseada para reflejar los datos de la hoja de cálculo, pudiendo realizar esta operación con diversos colores (por defecto o mediante selección de paleta). Otras de las principales características, que contiene la base de datos, son la de generación de macros, opciones de impresión, compatibilidad con ficheros Lotus 1-2-3, etc.

El manual del programa, en inglés, contiene varias referencias explicativas por cada una de las funciones incorporadas en los diferentes programas.

Who!, What!, When!, Where!

El próximo paquete a comentar se trata de una base de datos, su título: Who!, What!, When!, Where!. El funcionamiento de este programa es bastante peculiar, ya que se compone de una barra de menú y fichas en forma de ventanas que van apareciendo, y sustituyendo a las anteriores, a medida que se accede a las funciones. Pero las diferencias con respecto a otros programas no acaban, ya que éste al arrancarse desde el Workbench, no ocupa el total de la pantalla, permitiendo de esta forma operar con otro tipo de programas.

Los principales servicios que ofrece este programa son la creación y mantenimiento de agenda, pudiendo crearse éstas sin ningún límite, y pudiendo almacenar los ficheros creados por la agenda en el disco y directorio deseados.

Como medida de seguridad el programa, cuando se crea la base, ofrece la posibilidad de ejercer una protección mediante password, no debiendo poner el mismo password a diferentes bases. Uno de los 'fallos' del programa es que, en caso de que se olvide de alguno de los password dado a una base en concreto, podrá dar ésta por perdida; ya que el programa no ofrece ninguna otra opción mediante la cual se pueda eliminar el password de una de las bases.

Cuando se entra a una base en concreto, protegida mediante password, el programa sólo dejará visibles en el menú las opciones de nuevo usuario, selección de base o editar base. Cuando se intente acceder a cualquiera de estas dos últimas opciones, el programa visualizará inmediatamente un requester para la introducción del password correspondiente a la base en cuestión.

Otra peculiaridad importante de este programa es la posibilidad de marcar, mediante módem, cualquier teléfono incluido en la lista correspondiente; de esta forma, aunque de una forma un tanto rudimentario, se entra en un requester de comunicación, para seleccionar parámetros como por ejemplo los baudios a los que se realizará la comunicación.

Una vez creada la base en cuestión, se puede acceder a las funciones de mantenimiento, tales como modificación, borrado de ficha, inserción, revisión de apuntes, etc. A diferencia de los anteriores programas, en este se puede seleccionar el modo de alarma, teniendo a su vez varias formas para realizar esta operación: por voz, pitido, flash de la pantalla o texto.

Cuando se seleccione el modo de voz, se entrará en un requester para seleccionar valores como el tipo de voz, duración, frecuencia. Antes de dar como válidos los parámetros seleccionados, se pueden realizar varias pruebas mediante la opción test.

Un punto, que no resulta demasiado operativo, es el modo calendario. Este se puede utilizar para realizar apuntes o notas en modo directo o con respecto a las fichas creadas en la base de datos. Cuando se accede a realizar un apunte sobre una ficha, alguna de las veces el contenido de éstas será erróneo.

El cambio de fechas, para la puesta al día, se realiza de forma sencilla, pudiendo elegir el formato en la que ésta aparecerá en pantalla; de este modo para cambiar el mes sólo será necesario seleccionar el nombre del mes en cuestión que figura en un requester.

Una opción que presenta este programa es la de salir de la base dejando el mismo en modo residente; cuando se selecciona esta opción, el icono WWWW1.3 se representará en la pantalla Workbench. Para volver a entrar en el programa, bastará con realizar un click sobre este icono. El manual aunque completo, se encuentra escrito en inglés, así como el programa de trabajo; aunque en definitiva esto no supone una dificultad real a la hora de trabajar con este programa.

GestAmiga y Contabilidad

A continuación se van a comentar dos nuevos programas de gestión para Amiga, con la particularidad de que éstos han sido desarrollados íntegramente en España por BarnaComputer.

Comenzaremos comentando las características del programa contabilidad general, el cual además de ser fácil de manejar, es bastante completo.

Para comenzar a trabajar con este programa es necesario hacer una copia previa del programa original, además de necesitar un disco más virgen para la creación de varios ficheros relacionados con el programa.

Cuando se ha realizado la copia del programa es necesario volver a arrancar otra vez el ordenador (resetear), apareciendo a continuación la pantalla de configuración. En ésta se especifican parámetros que definirán la contabilidad, tales como el número de ficheros de cuentas y número de ficheros de apuntes; asimismo también se debe definir el nombre de la empresa, como el número de drives con los que se va a trabajar.

En el caso de que se vaya a trabajar con dos drives (unidades DF0 y DF2), a las cuales el programa llamará A y B, el máximo de ficheros de cuentas será de 500, y el de apuntes 5.000. A continuación, si se selecciona el trabajo con dos unidades, el programa pide que se inserte un disco en la boca B (DF1 ó DF2 según el caso); dicho disco puede estar sin formatear, ya que el programa se encarga de ello. El siguiente paso es la creación de ficheros (tanto de cuentas como de clientes); en el caso de que se hayan seleccionado el máximo número de ficheros posibles, la configuración tardará en realizarse en el orden de 30 a 45 minutos.

Una vez se ha realizado el proceso de configuración, se debe resetear de nuevo el ordenador, apareciendo directamente en el programa de contabilidad. Cuando éste se ejecuta, lo primero que aparece es la pantalla de menú general, el cual da paso a los submenús. Las opciones no se encuentran definidas en los típicos Pull-Down, sino que por el contrario se definen dentro de pequeños rectángulos.

Las opciones que ofrece el menú son, entre otras, la introducción de apuntes, actualización de apuntes, anulación de apuntes, listados de apuntes-IVA, listados de cuentas, tabla de códigos de IVA, creación del diario de cierre, etcétera.

Como habrán observado se trata de un programa bastante completo en las opciones que incluye, teniendo en cuenta que dichas opciones se subdividen a su vez.

Cada vez que se accede a una de las opciones, se cargará el modulo de programa correspondiente a ésta, apareciendo la pantalla de trabajo.

Las pantallas, que ofrecen cada una de las opciones, están definidas mediante campos, saltando al campo siguiente tras haber contestado el anterior.

El único defecto que tiene este programa es su lentitud en las operaciones con el disco, sobre todo cuando se manejan grandes cantidades de ficheros; aunque en general éste cubre perfectamente las necesidades para una empresa pequeña/mediana.

El programa GestAmiga, del cual sólo hemos podido ver una versión Demo, tiene la misma estructura que el programa anterior comentado; incluyendo en ambos casos un buen manual de instrucciones; el cual describe todas las funciones que se pueden realizar con estos programas. Decir que los manuales explican exclusivamente el funcionamiento del programa en cuestión, no instruye sobre contabilidad, con lo cual se da por supuesto que quien use estos paquetes posee conocimientos suficientes sobre contabilidad.