Por Dave Johnson

Cómo llevar a cabo su presentación multimedia, es tanto o más importante que el propio contenido. He aquí qué es lo que debe o no hacer a la hora de prepararse para realizar una presentación efectiva.

MANTENGA AL PÚBLICO INFORMADO

La primera regla cuando se habla a un grupo en el ámbito de los negocios, siempre consiste en que el grupo sepa qué y cuánto esperar de su conferencia. Utilice el primer gráfico para subrayar de dos a cuatro puntos más importantes en su exposición. (Si usa más de 4 puntos principales, su discurso aparecerá confuso). Este es un buen momento para comunicar el tiempo que piensa estar hablando. Recuerde: no puede pretender mantener la atención del grupo, si ellos esperan que usted hable durante 30 minutos, pero al final divaga durante una hora. Otra técnica de suma utilidad es decirle a la multitud cuál es el punto principal al cual le va usted a prestar una dedicación mayor a lo largo del discurso. Póngase en el lugar de la audiencia, sentada pacientemente durante 20 minutos de un discurso que, supuestamente, dura 30 minutos, pero en el que al conferenciante le quedan todavía dos puntos por tratar. Si su último punto no le va a ocupar más que un breve periódo de tiempo, hágalo saber. Suele funcionar.

LENGUAJE CORPORAL

Una de las más importantes ayudas visuales de las que dispone es, a pesar del Amiga, usted mismo. Usted es una valiosa herramienta que hace que la gente capte su mensaje, por lo que puede tener un efecto desastroso en la atención del grupo si no sabe como usar su cuerpo.

¿Qué diferencia a un buen orador de uno malo? No siempre, pero la mayoría de las veces es, simplemente, el lenguaje corporal. Un conferenciante sosegado produce en la audiencia una sensación de comodidad, y hace que la información sea un poco más fluida. Tan sólo dispone un pequeño esfuerzo de atención conseguir un lenguaje corporal natural, por lo que merece la pena pensar con anterioridad sobre cómo comportarse al respecto. No chasquee los dedos, ni en frente ni detrás suyo. Sus manos están unidad a los brazos por una buena razón: consigue excelentes ayudas visuales. Uselas para conseguir movimientos naturales del cuerpo, como si estuviese entablando una conversación privada con alguien. Mucha gente supone que el cuerpo debe permanecer estático durante una conferencia; distan mucho de estar en lo cierto.

Estamos hablando del lenguaje corporal pero, ¿qué hay de los accesorios?, A algunas personas les apasiona acumular objetos (sus notas, un bolígrafo para subrayar, una tiza, una batuta para señalar..) y apretarlos fuertemente durante toda la conferencia. En ocasiones, estos objetos pueden tenerse en las manos pero, en general, es mejor tener las manos vacías. Deje su "apoyo" tan pronto como lo haya utilizado, a no ser que quiera que la audiencia preste más atención a ese objeto que a lo que usted está diciendo.

SIGUIENTE SLIDE, POR FAVOR

Probablemente, usted use su Amiga para hacer gráficos, por lo que surge la siguiente pregunta: ¿Cómo expongo mis animaciones y slide de la manera más discreta posible?. Algunos optan por tener un ayudante próximo al que, repetidamente, dicen, "siguiente slide, por favor". Existen unas cuantas cosas que usted puede hacer.

Software como el Elan Performer (ahora se vende como parte del DigiView MediaStation de NewTek) o el Deluxe Video III de Electronic Arts, le permiten introducir sus gráficos directamente desde el ratón, por lo que debe usar éste cuidadosamente complementado con el ordenador. Probablemente, el cable no sea lo suficiente largo, con lo que deberá comprar un cable de extensión tal que le permita moverse tan libremente como le sea posible. Lo ideal sería acoplar el ratón a su cinturón o colocarlo en su bolsillo, de tal forma que sus manos quedasen libre para llevar a cabo el excelente lenguaje corporal del que antes hablábamos. Una mejor solución, aunque discutible, puede ser adquirir un ratón inalámbrico. De esta manera, necesitaría todavía un cable de una determinada extensión si quiere captar el recibidor IR en medio de la habitación, ya que este tipo de ratones tienen un rango limitado (aproximadamente 1,80 metros). No obstante, usted y el ratón no están tan ligados como un cosmonauta en el espacio. No es recomendable utilizar un script de código de tiempos como el que ofrecen AmigaVision (Commodore) o el Deluxe Video III. Mientras no dispongamos de ratones o de ayudantes a los que hablar, recuerde que si, debido a preguntas, florituras o batallitas, usted disminuye la intensidad de su conferencia, sus audiovisuales no le esperarán.

HABLANDO ESPONTÁNEAMENTE

Mientras todo ésto transcurre, ¿dónde debe estar situado?. No detrás de un podio, eso por descontado. Sitúese en medio de la sala y muévase alrededor. Si se oculta tras una barrera, como puede ser el podio, está diciendo a la audiencia que no son lo suficientemente importantes como para hablarles directamente. Pero sé que usted estará pensando, "Si me muevo por la habitación, y no llevo mis notas conmigo, ¿cómo se supone que voy a recordar todo lo que tengo que decir?. Bien, ésto es lo que se conoce como improvisación. Evidentemente, no tendrá sentido si usted recita de memoria el discurso, o bien lee palabra por palabra de unos índices. Lo aconsejable es que haya ensayado el discurso lo suficiente (tres o cuatro veces) como para que sepa, esencialmente, lo que debe ser dicho. Deje las notas en la esquina de una mesa sobre el podio y planee alrededor de ellas cuando necesite referirse a algún aspecto del discurso. El discurso improvisado es mejor método que la memorización ya que ésta última le resta veracidad y le hace vulnerable (puede tener un olvido). Aunque olvide tan sólo un ápice de su discurso, los resultados pueden ser catastróficos, ya que usted ha construído su discurso como una casa de cartas; retire una sola carta y la casa se desmoronará. Por otra parte, leer directamente de las notas tiene sus propias trampas: también resta veracidad y, si mira a sus esquemas, no mira al público.

SURGE LA RETROALIMENTACIÓN

¿De qué otras maneras puedo fomentar las reacciones de la audiencia?. Un camino obvio es, simplemente, formularles preguntas. Hay varios tipos de cuestiones y, entre las más comunes, se encuentran las retóricas, y las interrogativas directas e indirectas. La pregunta retórica necesita una pequeña aclaración, y es que usted debe esforzarse en hacer esta pregunta claramente retórica. De otra manera, se abre a la posibilidad de que alguien conteste a sus propias preguntas, descarrilando de este modo el tren de su reflexión.

Las preguntas directas son las que dan más juego. Este pueden ir dirigidas a personas que usted crea que, probablemente, conocen la respuesta correcta, o bien a toda la audiencia. No obstante debe asegurarse de dar el tiempo necesario para poder responder a la pregunta formulada. Lo que parece una eternidad en escena, puede ser, en realidad, tan sólo unos pocos segundos. Si no cree que ésto sea cierto, ponga en práctica un discurso con algunos amigos y grábese en vídeo. Se sorprenderá al descubrir como al menudo, interrumpe una respuesta potencial, después de un brevísimo espacio de tiempo, ya que estaba seguro de que había pasado un tiempo más que prudencial para que la persona respondiera.

Las preguntas indirectas, si se aplican con cuidado, son también muy efectivas ya que pueden llevar a la audiencia a tomar un papel activo a lo largo de su discurso. Si alguien le preguntara, "Todavía no entiendo cómo el modo HAM crea el ´orleado´", usted puede guiarle hacia la respuesta paso a paso, preguntándole cosas como "¿Cuántos bitplanes hay disponibles en una pantalla de baja resolución?", Debe conseguir que el que pregunta llegue, con sus propias respuestas a la solución, es decir, que hable no sólo el que mejor entienda su punto de vista, sino también otras personas en el grupo que se encuentren confusos aunque no pregunten.

TRAYECTORIA POR LA LISTA DE VERIFICACIÓN

Los últimos detalles que necesita que sean definidos son las propias ayudas visuales. No deje nada al destino, especialmente si realiza la presentación para su jefe o para posibles clientes. Como norma general, un grupo de amigos en una reunión de usuarios le tolerarán algunos fallos técnicos, pero la gente que va a pagarle no lo hará. He aquí algunas cosas que debe hacer.

Primero, no ignore lo obvio: ¡Verifique absolutamente todo!. Nada puede dañar más rápidamente su credibilidad que una pantalla de introducción que dé el siguiente mensaje en negrita con Karafonts: "Cuestiones a tratar:".

Así que, la próxima vez que su jefe, el presidente de un grupo de usuarios, o un club de coleccionismo de sellos, le propongan llevar a cabo una "pequeña presentación" con su Amiga, considérese capacitado para tal menester, ya que aunque no posea la mejor máquina del mundo multimedia, sí que cuenta con algunos conocimientos técnicos para dar un gran discurso, Un poco de práctica, sentido común y un ínfimo conocimiento en gráficos, le conducirán al éxito en su próximo discurso.